NOTIFICAÇÃO DE TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS
Registo de Assiduidade por utilização de aplicação online
Notificação, destinada a todos os funcionários e colaboradores, da sociedade SOCIPRIME FIELD MERCHANDISING, S.A. com sede em Estrada de Paço de Arcos, Urbanização Sulim Armz.80 Alto da Bela Vista, 2735-340 Agualva – Cacém, NIF N.º 505 242 869 (doravante designada por ‘Entidade’, 'Sociprime' ou 'Responsável pelo Tratamento'), bem como pelas empresas por ela contratadas, sendo uma Notificação do tratamento de dados pessoais relativos ao registo de assiduidade por utilização da aplicação informática OPS Sociprime. Constitui parte integrante do Contrato de Trabalho celebrado entre a Sociprime e cada um dos seus colaboradores e prestadores de serviços (doravante designados por ‘Colaborador’ ou ‘Funcionário’), tendo-lhes sido entregue uma cópia desta Notificação.
1. Enquadramento
A presente notificação insere-se no âmbito do exercício de poderes de registo e controlo conferidos legalmente ao responsável do tratamento, nomeadamente: (i) na fixação do horário de trabalho (ii) no controlo da assiduidade e (iii) no registo dos tempos de trabalho. Deste registo depende, ainda, o processamento salarial.
Dada a natureza dos serviços prestados pela Sociprime – que pode decorrer diretamente nas instalações dos seus clientes e/ou nas instalações de terceiros a indicar pelo mesmo cliente – torna-se necessário a adopção de um procedimento específico que acautele as exigências funcionais e legais no que diz respeito ao registo dos tempos de trabalho e pausas para refeições dos seus colaboradores.
Com esse fim foi adotada uma aplicação informática para registo de assiduidade online, totalmente controlada pelo colaborador, e cujo enquadramento no que concerne aos direitos destes é descrito nesta notificação.
A utilização desta aplicação tem a vantagem de o colaborador poder registar a sua assiduidade, a partir de qualquer localização de acordo com o local onde presta serviço, de forma confortável, fidedigna e segura.
Os dados recolhidos serão usados exclusivamente para os fins descritos acima e não serão, de acordo com a legislação em vigor, utilizados para outras finalidades, incluindo o controlo do desempenho profissional do trabalhador.
2. Descrição sumária do procedimento de registo de assiduidade
O registo de assiduidade é efetuado através da aplicação informática OPS Sociprime.
Para aceder à aplicação, o colaborador poderá fazê-lo através do browser de qualquer dispositivo com acesso à internet, usando o endereço https://ops.sociprime.pt.
Caso o colaborador não tenha dados móveis no seu dispositivo deve utilizar as redes de wi-fi free disponibilizadas pelas entidades onde prestam serviço.
2.1 Configuração Inicial
Para que o colaborador possa utilizar a aplicação, a Sociprime procede à criação do um utilizador (ID), identificado através de um conjunto de dados pessoais, nomeadamente:
No primeiro acesso, o colaborador deverá alterar a password inicial para uma password definitiva. Esta password deverá seguir as regras indicadas pela aplicação. A password é única, pessoal e intransmísivel, sendo o colaborador responsável por manter a sua confidencialidade.
2.2 Procedimento para o Registo de Assiduidade
Quando o colaborador acede à aplicação para registar a assiduidade, o sistema identifica-o através do utlizador (ID) e solicita a ativação do GPS para confirmar a localização e registando a data e horário de entrada ou saída de serviço. O GPS regista a localização unicamente no momento do registo de entrada / saída e mediante autorização do colaborador, não efetuando nenhum outro registo fora desse momento - este processo é totalmente controlado pelo colaborador.
Os periodos de refeição dos colaboradores também devem ser registados na aplicação.
2.3 Meios alternativos de registo de assiduidade
Na eventualidade de falha da aplicação, os colaboradores devem contactar o superior hierarquico direto para fazer a confirmação de registo de entrada / saída de serviço.
Diariamente, a aplicação identifica os colaboradores que não registaram a sua assiduidade, sendo enviado um alerta para o superior hierárquico e para o Dep RH (Recursos Humanos) para justificação.
3. Base de Licitude para o tratamento
O tratamento dos dados pessoais, corresponde a uma «obrigação jurídica» artigo 6.º (1) al. c) do RGPD a que a Sociprime está sujeita, de acordo com artigo 202º do Código do Trabalho (Lei nº7/2009) segundo a qual a Sociprime tem a obrigatoriedade de efetuar o registo dos 'tempos de trabalho'), e artigo 9.º (2) al. b) do RGPD «obrigações e exercício de direitos específicos do responsável pelo tratamento ou do titular dos dados em matéria de legislação laboral» conjugado com nº 2 do Art 20º Código do Trabalho (Lei nº7/2009) quando 'particulares exigências inerentes à natureza da actividade o justifiquem'.
4. Dever de cooperação
As partes têm o dever de cooperação e a Sociprime, através da elaboração desta Notificação de Tratamento de Dados para Registo de Assuidade, assegura junto dos seus funcionários, o dever de informação prévio em relação às finalidades determinantes da recolha, destinatários e condições de utilização dos dados pessoais configurados no sistema, em cumprimento do disposto no artigo 12.º nº1 do RGPD. Assegura ainda um canal para esclarecimento de dúvidas relacionadas com a tecnologia utilizada (para o efeito consultar o ponto 7 desta Notificação), bem como os meios alternativos disponibilizados em caso de falha do sistema de assiduidade (para o efeito consultar o ponto 2.3 desta notificação).
5. Acesso e Tratamento de dados pessoais
O acesso e tratamento dos dados pessoais recolhidos é limitado ao responsável de recursos humanos e funcionários autorizados, bem como à entidade que faz a gestão e manutenção da aplicação (Field Systems), contratualmente vinculados à Sociprime e sujeitos a confidencialidade.
Salvaguarda-se a eventual partilha de dados no cumprimento de obrigações legais e/ou ordens judiciais, em especial ao abrigo dos deveres legais de colaboração com instituições e autoridades públicas.
6. Tempo de conservação dos dados
Os dados relativos à assiduidade são conservados por 5 anos depois (artigo 202º do CT), salvo nos casos previstos na lei relativamente a processos legais ou similares.
7. Direitos do colaborador enquanto titular dos dados
Os colaboradores gozam de acordo com o RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados), de um conjunto de direitos enquanto titulares dos dados. Para o exercício desses direitos, deverá ser enviado um pedido em conformidade para o endereço de e-mail [email protected].
Para o esclarecimento de dúvidas relativas à tecnologia utilizada pela aplicação de registo de assiduidade, deve ser contactado o responsável pela gestão da aplicação on-line através do e-mail [email protected]
8. Medidas de Segurança
De acordo com a lei aplicável e com os standards de segurança de dados, o responsável pelo tratamento mantém as medidas técnicas e organizativas de segurança apropriadas para proteger os dados dos seus funcionários contra uso indevido, destruição, perda acidental ou acesso não autorizado. Estas medidas incluêm (mas não estão limitadas) a: